Los estados de seguimiento te dicen en qué etapa está cada pedido y, si querés, le avisan por email al comprador cada vez que avanza. Acá también está cómo se arma un pedido en el depósito y cómo se cancela.
Paso a paso
Cambiarle el estado a un pedido
- En el menú lateral, andá a Ventas → Pedidos y abrí el pedido.
- Buscá la tarjeta SEGUIMIENTO.
- Elegí el estado en el selector.
- Si ese estado tiene la notificación al cliente activada, aparece el campo Información importante: escribí ahí lo que cambia de pedido a pedido, como el monto a abonar o el número de seguimiento.
- Tocá Actualizar estado.
- Si el estado notifica al cliente, confirmá el aviso "Al actualizar el estado, se enviara automáticamente un email al cliente con la información que has ingresado".
El estado se guarda con su propio botón, independiente del guardado del pedido.
Configurar tus estados
- En el menú lateral, andá a Configuración → Seguimiento.
- Si tu lista está vacía, al entrar se cargan 7 estados de ejemplo en el formulario. Todavía no están guardados: quedan recién cuando tocás Guardar.
- Editá cada tarjeta con el Nombre del estado y su Color.
- Tildá Ocultar estado a clientes si es un estado interno que el comprador no tiene que ver en su portal.
- Tildá Notificar al cliente si querés que cada vez que apliques ese estado salga un email.
- Con la notificación activada se habilita el bloque Notificación por email, con el Asunto y el Contenido del email.
- Debajo aparece Plantilla editable: escribí ahí el texto base que vas a poder ajustar pedido por pedido antes de enviar.
- Tocá Vista previa para ver cómo le va a llegar el email al comprador.
- Usá el botón de papelera de una tarjeta para eliminar un estado, y el botón de agregar para crear uno nuevo.
- Guardá.
Los 7 estados de ejemplo
Una tienda nueva arranca sin ningún estado. La primera vez que entrás a Configuración → Seguimiento con la lista vacía, el formulario se precarga con estos siete, que podés editar, renombrar o borrar antes de guardar:
- EN REVISION
- ORDEN DE COMPRA EN ARMADO
- PEDIDO ARMADO SIN FACTURAR
- PEDIDO FACTURADO
- PEDIDO LISTO SIN ABONAR
- PEDIDO ABONADO LISTO PARA DESPACHO
- PEDIDO DESPACHADO
Qué email sale con cada cambio de estado
- Si el negocio tiene direcciones cargadas en los emails de seguimiento, esas reciben copia en todo cambio de estado, tenga o no activada la notificación al cliente.
- El comprador recibe el email sólo si el estado tiene Notificar al cliente activado.
El Contenido del email es el cuerpo fijo y se escribe con editor markdown. La parte variable tiene dos nombres según dónde la mirás: en la configuración del estado se llama Plantilla editable, y en el pedido, al momento de aplicarlo, aparece como Información importante. Es el mismo texto: lo que cargás en la plantilla viene precargado en el pedido y lo podés ajustar antes de enviar.
El historial de estados
Desde el listado de pedidos, hacé clic en el ícono de reloj que está dentro del chip de estado de la fila. Se abre una tabla con cuatro columnas: Fecha, Estado, Tiempo hasta el siguiente cambio y Manager.
La columna de tiempo es la que te muestra dónde se traban los pedidos: si todos pasan tres días en el mismo estado, ahí está el cuello de botella.
El nombre del estado se resuelve a la fecha en que ocurrió el cambio, así que renombrar un estado hoy no reescribe el historial viejo.
Armado de pedidos
Es la pantalla donde tu equipo de depósito tilda producto por producto lo que realmente entra en la caja.
- Abrí el pedido y tocá el botón Armar en la cabecera. También podés entrar por Ventas → Armado de pedidos, que lista todos los pedidos con su estado de armado.
- Recorré la lista. Cada línea muestra Pedido (la cantidad solicitada), Entregado (editable) y Verificado (la casilla).
- Si no podés completar una línea, bajá el número en Entregado. No podés poner más de lo pedido.
- Con el ícono de mensaje de cada línea abrís un campo de observaciones para esa línea.
- Cuando todas las líneas están verificadas se habilita Finalizar Armado. Confirmá.
Mientras el armado está en curso el botón del pedido dice Armando; cuando termina pasa a Pedido armado. Una vez finalizado no se puede editar.
Quién lo finalizó queda registrado automáticamente con el nombre del manager que apretó el botón: no hay un campo para escribirlo.
Que el pedido cambie de estado solo al terminar el armado
En Configuración → Seguimiento, arriba de la lista de estados, está el bloque Armado de pedidos con dos selectores:
- Estado del pedido cuando se finaliza el armado completo
- Estado del pedido cuando se finaliza el armado con cantidades faltantes
Cuando alguien finaliza un armado, el pedido pasa solo al estado que corresponda. Si dejás un selector vacío, el seguimiento de ese pedido no cambia.
Cancelar un pedido
- Abrí el pedido desde Ventas → Pedidos.
- Tocá Editar Pedido al pie del detalle.
- Arriba a la derecha aparece el botón rojo Cancelar pedido.
- Confirmá en el diálogo "¿Cancelar este pedido?" con Sí, cancelar pedido.
Al confirmar: el pedido queda marcado como Anulado, los productos vuelven al stock, se libera el cupón que se haya usado, se le manda el aviso por email al comprador y a las direcciones de pedidos del negocio, y si tenés ERP se dispara la cancelación allá.
Hace falta ser manager o administrador.
Revertir una cancelación
Abrí el pedido cancelado. Arriba a la derecha, donde antes estaba el botón rojo, ahora está el botón verde Desanular pedido. Al tocarlo aparece la confirmación:
El pedido volverá a estado activo y se descontará nuevamente el stock de los items.
Si esa devolución dejaría tu stock local en negativo, el sistema rechaza la operación. Cuando el stock lo maneja tu ERP, no se aplica esa restricción.
Un pedido no se puede borrar
No existe ningún camino que elimine un pedido. Los pedidos son historial de ventas y quedan siempre. Si cargaste un pedido de prueba, o una venta que no se cerró, la respuesta es cancelarlo y filtrar los cancelados en tus reportes. En el listado quedan tachados y en rojo.
El vendedor no se asigna al pedido
El vendedor pertenece al cliente, no al pedido. La columna y el filtro de Vendedor del listado leen el vendedor asignado a la ficha del cliente. Para cambiarlo, entrá a Ventas → Clientes, abrí la ficha y cambiálo ahí.
Si algo no aparece
- No ves el botón Armar. Hacen falta dos cosas: que tu usuario tenga el permiso Armado de pedidos o sea administrador, y que el pedido no esté cancelado. El permiso se da en la pantalla de managers, dentro del grupo Ventas. En un pedido anulado el botón no se muestra aunque seas administrador.
- No ves Ventas → Armado de pedidos. Mismo permiso.
- No ves la tarjeta SEGUIMIENTO en el pedido. Todavía no tenés ningún estado configurado. Andá a Configuración → Seguimiento y guardá al menos uno.
- No ves Configuración → Seguimiento. Necesitás el permiso de Configuración. Dentro de la pantalla de Configuración, esta sección está en la pestaña Pedidos.
- No ves Cancelar pedido. Sólo aparece después de entrar en Editar Pedido, y no aparece si el pedido ya está cancelado.
- Un estado no le llega al cliente. Revisá que tenga Notificar al cliente activado y que no esté marcado como Ocultar estado a clientes.