Crear y editar clientes

Cargás compradores mayoristas a mano desde la ficha de cliente, o de a muchos desde un archivo. En la ficha también editás todo lo comercial de un cliente que ya existe: su lista de precios, su descuento, su vendedor y sus condiciones pactadas.

Paso a paso

1. En el menú lateral, entrá a Ventas → Clientes.
2. Tocá Crear cliente. Se abre el formulario, con el título "Cliente Nuevo".
3. Completá el Email, el celular y el número fiscal: son los tres campos obligatorios. El resto es opcional.
4. Si querés que el sistema traiga los datos del padrón fiscal, escribí la identificación y salí del campo. En los países donde hay consulta disponible, se completan razón social y domicilio y la identificación queda con un tilde verde.
5. Cargá lo comercial en la tarjeta de la derecha: lista de precios, clasificación, vendedor, descuento, mínimos, métodos de pago y envío.
6. Tocá Guardar en el pie del formulario. Cancelar descarta todo.

Para editar un cliente que ya existe, hacé clic en su fila en el listado. Es el mismo formulario.

Importar muchos clientes desde un archivo

1. En el menú lateral, entrá a Configuración → Herramientas.
2. Buscá la tarjeta Importar clientes desde archivo y tocá el botón del mismo nombre.
3. En el paso Subir archivo, tocá Descargar plantilla. La plantilla viene con las columnas del país de tu negocio.
4. Abrila en Excel, Numbers o Google Sheets, completá una fila por cliente, y guardala como CSV o Excel.
5. Subila en Subí tu archivo.
6. En Asignar columnas, revisá que cada columna del archivo haya quedado mapeada al campo correcto. Corregí las que no.
7. En Revisar vista previa vas a ver todas las filas detectadas, cuántas son válidas y cuántas se omiten por duplicadas. Podés editar cualquier celda o descartar una fila antes de aplicar.
8. Tocá Aplicar. Al terminar aparece el botón Volver a Clientes.

Reglas de la importación

• Formatos: CSV, .xlsx y .xls.
• Máximo 1000 clientes por archivo. Si tenés más, partilo en varios.
• Tamaño máximo del archivo: 50 MB.
• Obligatorios: email, celular e identificación (CUIT o DNI en Argentina, CPF o CNPJ en Brasil, RFC en México, según el país de tu negocio).
• Opcionales: nombre, apellido, nombre de fantasía, razón social, teléfono, lista de precios, la dirección completa y las notas pública y privada.
• Los clientes cuyo email o identificación ya existe se omiten. La importación nunca modifica un cliente existente: sólo da de alta.
• No manda ningún email. Los clientes importados no reciben aviso, bienvenida ni invitación. Si querés que entren, mandales vos el link de tu tienda.
• Geocodificar las direcciones nuevas es opcional y tiene costo por consulta a Google. Dejalo apagado si no lo necesitás.
• Hace falta el permiso de Clientes. Si tu usuario no lo tiene, la tarjeta no aparece en Herramientas.

Los campos de la ficha

Contacto

• Nombre Fantasía: el nombre comercial o la marca del cliente.
• Nombre y Apellido: el contacto. Se capitalizan solos.
• Email: es la llave de acceso a tu tienda. Se guarda en minúsculas.
• Contraseña: sólo aparece al editar y sólo si activaste el login con contraseña. Ver más abajo.
• Link de Acceso de Emergencia: sólo al editar. Genera un enlace de acceso directo y perpetuo, para cuando el cliente no puede entrar por los medios normales. Lo podés copiar o mandar por WhatsApp.
• Teléfonos: fijo, interno y celular. El celular valida que sea un móvil real.
• Sitio web del cliente.
• Puntos de Venta: si tu tienda los tiene activados, cargás acá las direcciones de los locales del cliente para el mapa público.

Información fiscal

• Condición fiscal: el selector que corresponde a tu país. En Argentina es la condición frente al IVA.
• El campo del número fiscal, que se identifica por el nombre del documento de tu país: CUIT, CPF / CNPJ, RUT, RFC. Al salir del campo, en los países con consulta disponible, se busca en el padrón: si aparece, se completan razón social y domicilio y queda validado con un tilde verde.
• Razón Social: se guarda en mayúsculas. Queda bloqueada si la identificación se validó.
• Domicilio fiscal: en Argentina queda bloqueado una vez validada la identificación, porque viene del organismo oficial. En los demás países sigue siendo editable después de validar.
• Sólo en Argentina aparece además el botón Consultar Deudas, que abre el reporte crediticio del BCRA.

Respuestas de registro

Si el cliente se registró solo y tu tienda tiene preguntas de registro configuradas, sus respuestas aparecen en la tarjeta Respuestas de registro. Es lo que te sirve para decidir si lo aprobás.

Condiciones comerciales

• Vendedor asignado.
• Lista de Precios propia de este cliente.
• Clasificación: el rubro o segmento.
• Descuento personalizado: un porcentaje fijo que se le aplica siempre.
• Compra mínima personalizada y cantidad mínima inicial propias, distintas de las generales de la tienda.
• Método de pago y Método de envío, incluida la opción Retiro en empresa.
• Direcciones de entrega: alta, edición y baja de todas sus direcciones.
• Pago / Envío / Facturación: texto libre con lo pactado. El cliente lo ve en su perfil y en el último paso de sus pedidos.
• Mercado Pago: si cobrás online con Mercado Pago, la ficha tiene una tarjeta propia para fijarle a este cliente un máximo de cuotas, reglas de cuotas y exclusiones de medios de pago. Aplica sólo cuando ese cliente paga online con Mercado Pago.

Comportamiento del cliente

Notas internas de CRM: comportamiento de pago, observaciones, cosas a tener en cuenta cuando entra un pedido suyo. Sólo lo ven administradores y vendedores, y se incluye en la orden de compra que recibís con cada pedido. El cliente no lo ve nunca.

Cómo habilitar la contraseña de un cliente

La contraseña es una excepción, no el método normal de acceso. Hay que prenderla para toda la tienda antes de poder asignarla:

1. Activá la función para toda la tienda. En la tienda clásica, en el menú lateral: Configuración → Registro de clientes, interruptor Habilitar login con contraseña. En la tienda nueva, desde EDITAR TIENDA: sección Ingreso → Métodos de acceso, interruptor Permitir ingreso con contraseña.
2. Volvé a la ficha del cliente. Debajo del email aparece ahora el bloque Contraseña.
3. Tocá Asignar contraseña, escribila y guardá. Si el cliente ya tenía una, los botones dicen Cambiar contraseña y Quitar.

Tres cosas importantes: se guarda apenas confirmás, aparte del Guardar del formulario; el cliente no puede crear ni cambiar su contraseña, sólo vos; y nadie puede ver una contraseña ya asignada, ni vos ni soporte, porque se guarda encriptada.

Si algo no aparece

• No ves el bloque Contraseña, sólo email y sitio web. El login con contraseña está apagado; arriba está dónde prenderlo según tu versión de tienda. El bloque tampoco aparece mientras estás creando un cliente nuevo: primero guardalo, después editalo.
• La identificación no se valida contra el padrón. La consulta automática existe en diez países: Argentina, Bolivia, Brasil, Chile, Costa Rica, Estados Unidos, México, Paraguay, Perú y Uruguay. En el resto, incluidos Colombia, Ecuador y España, el campo se guarda tal como lo escribís y no se consulta nada.
• No podés cargar el documento de un cliente extranjero. El formato del campo Identificación lo decide el país de tu negocio, no el del cliente. Una tienda argentina espera un CUIT o un DNI. Para un cliente uruguayo o de cualquier otro país, escribí su número igual: se guarda como texto. Lo que no va a pasar es que se valide contra el padrón de ese otro país.
• No podés crear un cliente sin email. El email es obligatorio y es la llave con la que entra a tu tienda. Tampoco se puede poner dos emails en una misma ficha: es un solo email por cliente.
• Dos clientes no pueden tener el mismo email, pero sí pueden compartir la misma identificación. La unicidad se controla sólo por email. Es la forma de darle acceso propio a dos personas de la misma empresa.
• No se pueden elegir qué campos son obligatorios. Los obligatorios son fijos: email, celular e identificación. No hay una pantalla para configurarlos.
• No existe duplicar un cliente. Cada alta es manual, o por importación.
• No existe unificar dos fichas duplicadas. No hay fusión de clientes: el historial de pedidos queda atado a cada ficha. Lo práctico es dejar la ficha que el cliente usa para entrar, completarla bien, y no borrar la otra para no perder de vista sus pedidos.
• No ves el selector Vendedor. Sólo aparece si tenés vendedores cargados en Configuración → Manager.
• El Link de Acceso de Emergencia no se genera. Dos motivos posibles: el email de ese cliente pertenece también a un administrador o a un usuario del panel de tu negocio, o tu usuario no tiene el permiso de Clientes. Un vendedor sin ese permiso no puede generarlo.

Consejos

• Dejá que el padrón complete los datos: escribí sólo la identificación y esperá. Te evita errores de tipeo en razón social y domicilio.
• Usá el campo de convenios para lo que el cliente tiene que recordar, y el de comportamiento para lo que sólo tu equipo debe saber. Son campos distintos con visibilidad distinta.
• El link de acceso de emergencia es perpetuo. Usalo como último recurso y no lo mandes por canales inseguros.
• Antes de importar 1000 clientes, probá con cinco filas. Vas a ver el mapeo de columnas y las validaciones sin comprometer tu base.