Conectá WhAIgent con tu tienda mayorista
Atendé consultas de WhatsApp con la información de tu negocio y de tu catálogo, organizá cada oportunidad en un CRM y pasá la conversación a una persona cuando el caso lo necesita. WhAIgent es una plataforma externa que se conecta a tu tienda con un token de lectura.
Qué ganás con la integración
- Respuestas con contexto: el asistente usa la información que carga el negocio y el catálogo sincronizado desde tu tienda.
- Consultas más seguras: para informar precio de lista y stock, WhAIgent exige el código exacto del producto y consulta el valor que la tienda devuelve en ese momento.
- Prospectos organizados: al actualizar clientes ya vinculados, WhAIgent conserva notas, estados, etapas y responsables locales; las coincidencias ambiguas se informan como conflicto.
- Control humano: un vendedor puede intervenir, enviar un mensaje manual y mantener pausada la IA mientras gestiona el caso.
- Seguimiento comercial: cada oportunidad se clasifica por estado, etapa, etiqueta, origen y vendedor.
- Operación separada por negocio: cada tienda mantiene sus propias conexiones, conocimiento, conversaciones, prospectos y permisos.
Estos beneficios dependen de la configuración del negocio, de la disponibilidad de las plataformas conectadas y del uso que haga el equipo. La integración ordena y acelera tareas, pero no garantiza tráfico, ventas ni conversiones.
¿Qué es WhAIgent?
WhAIgent centraliza el trabajo comercial que empieza en WhatsApp. El cliente conversa con un asistente configurado para el negocio; el sistema conserva el historial, registra o vincula el prospecto y permite que el equipo continúe la atención desde la misma operación.
No es solamente un bot de respuestas: reúne IA, control humano, prospectos, vendedores, campañas, seguimientos, base de conocimiento y métricas en un mismo lugar. El equipo conserva la decisión sobre cuándo interviene la IA, qué información puede usar y qué acciones requieren atención humana.
Qué puede hacer WhAIgent
💬 Atender conversaciones de WhatsApp
- Recibir y responder mensajes de texto.
- Recibir audios, transcribirlos y procesar la consulta como texto.
- Recibir imágenes junto con su descripción o caption, y pedir una explicación textual cuando la imagen llega sin contexto suficiente.
- Conservar el historial y el estado de cada conversación.
- Pausar o reactivar el asistente y enviar mensajes manuales desde la bandeja.
- Derivar un caso e intentar notificar a la persona configurada mediante un template aprobado por Meta.
⚠️ WhAIgent no interpreta visualmente el contenido de una imagen. Si el cliente necesita consultar algo que solo aparece en la foto, tiene que describirlo por texto.
📚 Responder con información propia del negocio
- Usar un prompt e instrucciones definidos para la marca, con tono e idioma propios.
- Consultar documentos cargados en la base de conocimiento y buscar contenido relevante por búsqueda semántica.
- Usar el catálogo sincronizado desde tu tienda.
- Consultar la web abierta o limitar la búsqueda a sitios autorizados.
- Probar respuestas en un sandbox antes de usarlas en una conversación real.
La base de conocimiento admite preguntas frecuentes, políticas, fichas de producto, procesos de compra y documentación institucional. No cargues ahí contraseñas, tokens ni información que un cliente no deba recibir.
🗂️ Organizar prospectos y oportunidades
- Crear, consultar, editar y eliminar prospectos, con campos obligatorios y opcionales definidos por el negocio.
- Capturar datos durante la conversación, de forma temprana o al cierre.
- Trabajar en vista de tabla o Kanban, con estados y etapas comerciales independientes.
- Agregar notas, origen y etiquetas; buscar, filtrar y exportar información.
- Importar bases mediante CSV.
- Asignar vendedores de forma individual o masiva y distribuir oportunidades disponibles entre los vendedores activos.
👥 Trabajar en equipo
- Propietario: administra el negocio y su equipo.
- Manager: configura y opera los módulos administrativos habilitados. Es el rol que conecta la integración.
- Vendedor: trabaja con los prospectos y las conversaciones de su alcance. No configura conexiones, integraciones, campañas, métricas ni ajustes generales.
📣 Campañas, seguimientos y métricas
- Preparar campañas de WhatsApp con templates aprobados por Meta, segmentando audiencias a partir del CRM y verificando destinatarios antes del envío.
- Enviar campañas por email cuando el negocio tiene SMTP configurado, y programar seguimientos de WhatsApp o email según estado y demora.
- Revisar conversaciones y estados de atención, analizar el pipeline y los orígenes de prospectos, y comparar la actividad de los vendedores.
- Consultar costos de mensajería cuando Meta los informa, con estimaciones identificadas como tales cuando el monto exacto no está disponible.
⚠️ Una persona importada al CRM no queda automáticamente habilitada para recibir marketing: el negocio debe tener una base válida de consentimiento y respetar las reglas de WhatsApp, email y protección de datos que correspondan. La facturación definitiva de WhatsApp se consulta en Meta; una estimación dentro de WhAIgent no reemplaza la factura del proveedor.
Cómo funciona la integración con tu tienda
La integración inicial es de lectura. Cada negocio conecta su propia tienda con un token individual. WhAIgent no envía esa credencial a otros proveedores y no la vuelve a mostrar después de guardarla.
- Catálogo: WhAIgent copia e indexa la información autorizada de los productos visibles para poder encontrarlos. Cuando el cliente envía un código exacto, consulta precio de lista y stock actual en tu tienda.
- Clientes: el manager puede importar clientes al CRM y revisar cuántos registros se crearon, actualizaron, omitieron o quedaron en conflicto.
La integración no crea pedidos, no modifica stock y no escribe información comercial dentro de la tienda.
Cómo responde el asistente sobre productos
El flujo está diseñado para evitar que un nombre parecido termine mostrando el precio o el stock del producto equivocado.
1. Consulta por nombre
Si el cliente pregunta, por ejemplo, por “remera negra”, WhAIgent busca coincidencias en el catálogo sincronizado y propone nombres y códigos. En esta etapa no confirma precio ni disponibilidad.
2. Confirmación por código
Para consultar precio y stock, el cliente tiene que escribir el código o SKU exacto y completo en su mensaje actual. Recién entonces WhAIgent hace la consulta en vivo y responde con la moneda confirmada por el negocio, el precio de lista general y el stock informado por la tienda para el producto o sus variantes.
Los precios especiales, descuentos personalizados y condiciones finales se confirman con un vendedor. Mostrar stock no implica reservarlo.
3. Si la consulta falla
Si la tienda no está disponible, el código no coincide o la respuesta no puede validarse, WhAIgent no inventa ni reemplaza el dato con información de otra fuente: informa que no pudo confirmarlo y orienta al cliente hacia un vendedor.
Antes de empezar
- Un negocio activo en WhAIgent, con acceso de propietario o manager.
- Una tienda activa en VentasxMayor con acceso de administrador.
- Un token propio de esa tienda, generado desde Configuración → ERP del panel.
- La moneda real que usa la tienda para los precios, confirmada.
- La decisión de si WhAIgent queda autorizado a mostrar precios de lista generales.
⚠️ Nunca mandes el token por WhatsApp, email, tickets ni documentación. Se copia directamente desde el panel de tu tienda al formulario protegido de WhAIgent.
Paso a paso: conectar WhAIgent
Paso 1 — Obtener el token de la tienda
- Entrá al panel de administración de tu tienda con un usuario administrador. Los tokens y la consola viven en el panel, no en la tienda pública.
- Abrí Configuración → ERP y generá el token Bearer del negocio. Es un token por negocio: verificá que sea el de la tienda que vas a conectar.
- El token no vence por tiempo: se invalida cuando generás uno nuevo. Si sospechás que se filtró, rotalo y el anterior deja de servir. Cada token lleva su propio límite de frecuencia.
- En esa misma pantalla hay una consola de API para probar llamadas reales antes de conectar nada.
Paso 2 — Abrir la integración en WhAIgent
Ingresá a WhAIgent, seleccioná el negocio correcto y abrí Funciones → Integraciones → Ventas x Mayor. La conexión se aplica únicamente al negocio seleccionado: verificá el nombre antes de guardar.
Paso 3 — Configurar la conexión
- Pegá el token propio de la tienda.
- Seleccioná la moneda correspondiente y confirmala expresamente.
- Si querés que el asistente consulte el catálogo, activá el permiso de catálogo y precios generales.
- Apretá Validar y guardar.
Al guardar, WhAIgent hace una consulta acotada para comprobar que la credencial sea válida. La credencial nueva se guarda solo después de validarse: si falla, no reemplaza una configuración válida que ya existía.
Paso 4 — Probar la conexión guardada
Apretá Probar conexión guardada, verificá que la integración figure como conectada y revisá la fecha de la última validación. Si cambiaste el token, la moneda o el permiso de catálogo, guardá antes de iniciar una sincronización.
Paso 5 — Sincronizar el catálogo
- Apretá Sincronizar catálogo y mantené abierta la pestaña mientras avanza la operación.
- Si detenés el proceso, usá Reanudar sincronización para continuar desde el lote pendiente.
- Usá Descartar carga pendiente y reiniciar solo cuando necesites eliminar el progreso y empezar de nuevo.
- Al finalizar, revisá la fecha de última sincronización y la cantidad de productos incorporados.
WhAIgent procesa el catálogo por lotes. La versión anterior sigue activa hasta que la nueva sincronización termina, para que una carga interrumpida no deje un catálogo parcial disponible para el asistente. Conviene sincronizar cuando el catálogo esté estable: la sincronización es manual y no es un espejo instantáneo de cada cambio.
Paso 6 — Importar clientes
- Apretá Importar clientes y esperá a que terminen los lotes.
- Revisá los totales de creados, actualizados, omitidos y conflictos.
- Abrí el detalle de conflictos, corregí las identidades duplicadas o inconsistentes en el sistema que corresponda y volvé a importar. Si no se pueden resolver, contactá a soporte.
Reglas importantes: un cliente ya vinculado por su identificador externo puede actualizarse; las notas, el vendedor, el estado y la etapa administrados en WhAIgent se conservan; una coincidencia ambigua de teléfono o email no se vincula automáticamente; e importar un cliente no equivale a obtener consentimiento para campañas.
Paso 7 — Probar el catálogo por WhatsApp
- Preguntá por un producto usando su nombre y comprobá que WhAIgent sugiera opciones y códigos sin confirmar precio ni stock prematuramente.
- Enviá el código exacto de uno de los productos y verificá nombre, variantes, moneda, precio de lista y stock contra la tienda real.
- Probá un código inexistente: WhAIgent no debe confirmar valores que no pudo verificar.
- Pedí hablar con una persona y verificá que el equipo pueda tomar control de la conversación.
Paso 8 — Preparar la operación comercial
- Conectá y verificá el número de WhatsApp del negocio.
- Revisá el prompt, el tono, el idioma y las reglas de derivación.
- Cargá políticas y preguntas frecuentes en la base de conocimiento.
- Configurá campos de prospecto, estados, etapas y etiquetas, y creá los vendedores con sus permisos.
- Probá la atención en el sandbox y después en un chat controlado.
- Definí el proceso humano para precios especiales, reservas y cierre del pedido.
Alcance inicial de la integración
✅ Incluido
- Conexión individual por tienda, con token cifrado y no visible después de guardarlo.
- Validación de la conexión y sincronización manual del catálogo.
- Búsqueda de productos por nombre.
- Consulta en vivo de precio general y stock mediante código exacto.
- Importación manual de clientes con revisión de conflictos.
- Desconexión sin borrar los prospectos conservados en WhAIgent.
🚫 No incluido
- Crear, editar o cancelar pedidos; agregar productos al carrito o completar el checkout; procesar pagos.
- Reservar o modificar stock.
- Aplicar precios especiales o listas privadas por cliente.
- Sincronizar el catálogo en tiempo real.
- Interpretar visualmente fotos de productos.
Atribución comercial: ampliación pendiente de validar
WhAIgent tiene implementada una ampliación para leer periódicamente clientes y pedidos y conectarlos con la atribución comercial. Todavía no forma parte del alcance inicial y se incorporará únicamente después de validarla de punta a punta con una tienda y datos reales.
- Leer periódicamente clientes y pedidos, sin escribir en la tienda.
- Relacionar el contacto iniciado desde anuncios de Meta con la conversación de WhatsApp.
- Medir el avance desde contacto a registro y compra cuando existe información vinculable, y marcar como ganado el prospecto asociado a una compra.
- Impedir nuevos seguimientos automáticos o campañas al contacto después de una compra registrada.
- Excluir compras anuladas de facturación y conversión, sin reactivar mensajes comerciales automáticamente.
La consulta periódica se hace por lotes y no es instantánea. Los carritos abandonados requieren que la tienda o un adaptador autorizado envíe un evento firmado, porque la API administrativa pública no ofrece hoy un listado de carritos abandonados. Para certificar esta etapa hacen falta una tienda de prueba, un token real y ejemplos reales de clientes y pedidos.
Seguridad, permisos y datos
- Cada tienda usa su propio token: no existe una credencial global compartida entre clientes.
- El token queda cifrado en WhAIgent y no se devuelve al navegador.
- El token de la tienda es un token Bearer de negocio, no una credencial de solo lectura: el adaptador de WhAIgent es el que se limita a leer. Tratalo como una llave completa del negocio y rotalo si se filtra.
- La conexión se limita al negocio seleccionado en WhAIgent y solo un propietario o manager puede configurarla.
- Los datos de catálogo se tratan como información, nunca como instrucciones para la IA.
- Los conflictos de identidad no se resuelven automáticamente cuando hay más de una coincidencia posible, y el consentimiento para marketing se administra por separado de la importación.
Desconectar o cambiar de tienda
Antes de desconectar, confirmá que seleccionaste el negocio correcto. Al desconectar la tienda: se elimina la credencial guardada, se retira el catálogo y el índice propios de la integración y se eliminan los vínculos externos que usaba. Se conservan los prospectos, notas, estados, etapas y responsables existentes en WhAIgent, además del registro de consentimiento u oposición comercial.
Después de conectar otra tienda, sincronizá el catálogo de nuevo antes de depender de las búsquedas por nombre.
Errores frecuentes
El token no es autorizado
Generá o copiá un token válido para la tienda correcta. Si fue rotado o cambió, cargá uno nuevo y volvé a validar.
El servicio no está disponible
Esperá y probá de nuevo. Mientras la consulta no pueda validarse, WhAIgent no debe confirmar precio ni stock.
Se alcanzó un límite temporal
Cada token tiene su propio límite de frecuencia. Detené las nuevas solicitudes y reintentá después; no reinicies repetidamente una sincronización en curso.
La moneda no está confirmada
Seleccioná la moneda real, marcá la confirmación y guardá antes de habilitar el catálogo.
Hay cambios sin guardar
Guardá token, moneda y permiso de catálogo antes de probar la conexión o de sincronizar.
La sincronización se interrumpió
Usá Reanudar sincronización para continuar con el mismo proceso. Si el catálogo cambió durante la carga o el sistema informa un conflicto, usá Descartar carga pendiente y reiniciar en un momento estable.
Un cliente quedó en conflicto
Revisá si el teléfono o el email coincide con más de un prospecto. Corregí el dato duplicado o inconsistente y volvé a importar; si no se puede resolver, pedí asistencia. WhAIgent no fuerza la vinculación.
Un producto no aparece
Actualizá la sincronización y comprobá que el producto esté visible en tu tienda. Después buscá por un nombre más preciso o enviá su código exacto.
El precio o el stock no se puede confirmar
Verificá que el mensaje actual incluya el código completo, que el catálogo esté habilitado y que la tienda responda. Los precios especiales siempre se derivan a un vendedor.
Lista de verificación para activar
- ☐ La tienda está identificada y el token pertenece a esa tienda.
- ☐ El negocio correcto está seleccionado en WhAIgent.
- ☐ La moneda fue seleccionada y confirmada.
- ☐ El permiso de catálogo y precios generales refleja la decisión del negocio.
- ☐ La conexión guardada fue probada y el catálogo terminó de sincronizarse.
- ☐ Los conflictos de clientes fueron revisados.
- ☐ Se probó una búsqueda por nombre y un código exacto contra datos reales.
- ☐ Se comprobó que un código inválido no genere información inventada.
- ☐ Se verificó la derivación a un vendedor.
- ☐ El proceso para precios especiales, reservas y pedidos quedó definido.
- ☐ Consentimientos y exclusiones de marketing fueron revisados.
Preguntas frecuentes
¿WhAIgent reemplaza al equipo comercial?
No. Automatiza la atención y la organización, pero mantiene el control humano y la derivación para los casos que requieren criterio, negociación o cierre.
¿Puede responder precio y stock?
Sí, cuando la integración y el catálogo están habilitados, la moneda está confirmada, el cliente envía el código exacto y la tienda responde con datos validables. Informa precio de lista general y el stock consultado en ese momento.
¿Puede mostrar el precio especial de un cliente?
No. Los precios privados y las condiciones personalizadas se confirman con un vendedor.
¿Puede crear un pedido?
No. La integración inicial es de lectura: el pedido se gestiona por el proceso comercial o de compra definido por la tienda.
¿El stock queda reservado cuando WhAIgent lo informa?
No. La respuesta es una consulta: no reserva ni modifica unidades.
¿El catálogo se actualiza automáticamente?
La lista que se usa para buscar por nombre se sincroniza manualmente: si cambian productos, nombres, descripciones o visibilidad, un manager tiene que volver a sincronizar. El precio general y el stock se consultan en vivo cuando el cliente envía el código exacto, así que esos valores no dependen de volver a indexar el catálogo.
¿Qué pasa con los prospectos al desconectar?
Se conservan en WhAIgent junto con sus notas, estados, etapas y responsables. Se quitan la credencial, el catálogo y los vínculos específicos de la integración.
¿Importar clientes permite enviarles campañas?
No por sí solo. La importación no demuestra consentimiento para marketing.
¿WhAIgent entiende fotos de productos?
Recibe la imagen y su caption, pero no analiza visualmente sus píxeles. Si falta contexto, pide una descripción por texto.
¿Funciona en español, portugués e inglés?
La interfaz de WhAIgent incluye español e inglés, y el asistente responde según el idioma configurado o detectado. Conviene probar el contenido propio del negocio en cada idioma antes de activarlo.
¿Quién aprueba los templates y define los costos de WhatsApp?
Meta controla la elegibilidad, la aprobación de templates, la entrega y la facturación. WhAIgent muestra el estado y los datos disponibles, pero no puede garantizar la aprobación ni la entrega.
¿La integración ya está certificada con una tienda real?
La implementación cuenta con validaciones y pruebas técnicas. La certificación de punta a punta requiere completar el checklist con un token y datos reales de una tienda.
Activar WhAIgent
La disponibilidad, las condiciones comerciales y el acompañamiento para activar WhAIgent se coordinan con el equipo de WhAIgent. Del lado de tu tienda, nosotros te ayudamos con el token y con la API.